Актуализация и хранение документов

13.03.2019

Г.Н. Ерилин, эколог 

Связаться с автором, либо заказать услуги в области охраны окружающей среды Вы можете, написав на электронный адрес erilingleb@tut.by

Актуализация документов и контроль за их ведением.

Данный вопрос связан со сроками действия документации. Например, ряд документов в области обращения с отходами действует пять лет, акт инвентаризации выбросов – до 10 лет, экологический паспорт предприятия - бессрочно. В то же время, существуют случаи, когда в документацию вносятся изменения

Всю документацию можно условно разделить на хранящуюся и ведущуюся. В хранящуюся документацию изменения вносятся в оговоренных в законодательством случаях, ведущаяся заполняется постоянно либо с установленной периодичностью.

Примеры хранящейся документации.

Инструкция по обращению с отходами производства.

Технологический регламент использования отходов.

Акт инвентаризации выбросов.

Инструкция об организации производственного экологического контроля.

Технологические нормативы водопользования.

Также к хранящейся документации можно отнести все выданные разрешения и свидетельства.

Таковая документация хранится, как правило, у ответственных лиц, с документацией ознакамливают в процессе проведения инструктажей, копии документов выдаются на отдельные производственные участки. Контроль за своевременным обновлением указанной документации ведется ответственными лицами. Также указанный контроль проводится лицом, ответственным за охрану окружающей среды, в процессе проведения производственного экологического контроля. Планы по актуализации документации могут входить в состав мероприятий по охране окружающей среды.

Примеры ведущейся документации

Журналы учета (ПОДы).

Экологический паспорт предприятия.

Журналы эксплуатации ГОУ.

Журналы эксплуатации автоклавов при обеззараживании медицинских отходов.

Указанные документы находятся, как правило, у ответственных лиц, которыми и ведутся. Например, журналы учета отходов по форме ПОД-9 ведутся на конкретных подразделениях, а журнал общего учета отходов ПОД-10 находится у лица, ответственного за общий учет. При ведении таковой документации важную роль занимает обмен информацией. Например, каждого 5 числа месяца ответственные лица, ведущие журналы ПОД-9, предоставляют информацию лицу, ведущему журнал ПОД-10. Или, например, для ведения журналов учета выбросов начальники участков предоставляют данные о времени работы оборудования, а бухгалтерия – о расходе сырья и материалов. Крайне желательно, чтобы обязанность по предоставлению информации была закреплена документально (например, в приказах или распоряжениях). Контроль за ведением документов осуществляется ответственными лицами (так, например, в журналах по форме ПОД расписываются их заполнивший и проверивший), а также лицом, ответственным за охрану окружающей среды, в процессе проведения производственного экологического контроля. Крайне важна своевременность контроля, так как часть документации может вестись в электронном виде.

Хранение документации.

В Республике Беларусь порядок хранения документов  регламентируется Законом  от 25.11.2011 , № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». который регулирует отношения организаций с Национальным архивным фондом в делах, связанных с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством в Республике Беларусь. В соответствии с ст. 4  Закона №323-3 государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы.  Государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения. Негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

В соответствии со ст. 9 Закона №323-3 в состав Национального архивного фонда входят правовые акты, управленческая, научно-техническая, геологическая, телеметрическая документация, информационные ресурсы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, живописные и графические изображения, научные, литературные, нотные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов независимо от вида носителя информации. 

Руководители государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда. В соответствии со ст. 18  Закона №323-3 документы негосударственной части Национального архивного фонда могут храниться их собственниками самостоятельно или на основании договора хранения передаваться в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы с возмещением расходов на их хранение. Размер платы за хранение документов Национального архивного фонда, а также порядок пользования ими определяются договором хранения.  При реорганизации организаций их документы Национального архивного фонда передаются правопреемникам этих организаций.

Документы  государственной части Национального архивного фонда до передачи их в государственные архивы, а также документы по личному составу находятся на временном хранении соответственно в архивах государственных органов, иных организаций, у индивидуальных предпринимателей, в представительствах иностранных организаций и могут использоваться в служебных, научных и других целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан. Период временного хранения устанавливается ст.20 Закона №323-3 и зависит может зависит как от того какой госструктуре принадлежит документация(например, для Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь этот срок равен 15 годам),  так и от вида самой документации(например, для научно-технической документации это 25 лет).

Тут следует отметить, что порядок хранения научно-технической документации определяется отдельным Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 06.11.2003 № 38 «Об утверждении Правил работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь».

Необходимо также отметить, что государственные архивы могут как увеличивать, так и уменьшать по согласию сроки  хранения документов.

На данный момент не существует отдельного документа определяющего порядок хранения именно документации в области охраны окружающей среды. Поэтому следует руководствоваться перечнем типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения ,  утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» . Последние изменения в который были внесены постановление Минюста РБ №56, от 06.03.2018.

Следует отметить, что перечни и наименования документов, с которыми работает экологическая служба будут разными и зависят от специфики работы конкретной организации.

Для начала необходимо отметить ряд документов, которые находятся на постоянном хранении:

·               Различные регламенты, инструкции, правила, положения, методические указания и рекомендации, например: Инструкции по обращению с отходами, инструкции по производственному экологическому контролю, инструкции по эксплуатации газоочистных установок,  Технологичский регламент использования отходов, а также иные подобные документы.

·               Документов о выполнении требований законодательства о контрольной деятельности, например, справки и ответы контролирующим органам.

·               Годовые планы работы организации. Это и общие планы по природоохранной деятельности и планы, графики по ПЭК и другие.

·               Отчеты о выполнении государственных программ. Например, отчеты о сдаче вторичных материальных ресурсов.

·               Документы о проведении паспортизации санитарно-технического состояния условий охраны труда. Например, паспорта систем вентиляции.

·               Заключения о государственной экологической экспертизе;

·               Отчеты об оценке воздействия на окружающую среду;

·               Документы о регистрации объекта по использованию отходов.

Документы, которые хранятся три года

·               Переписки о  касающиеся разработки и применения  регламентов, инструкций, правил;

·               Ответы на запросы компетентных органов;

·               Квартальные отчеты о выполнении государственных программ;

·               Доверенности на представительство интересов организации и их подразделений. Например, при получении разрешений;

·               Сопроводительные паспорта отходов, относящиеся к вторичным материальным ресурсам;

·               Паспорта ОРВ-содержащего оборудования;

·               Паспорта газоочистных установок;

·               Иные паспорта оборудования;

·               Акты и графики осмотра такого оборудования;

·               ПОД 6-8;

·               ПОД-9, 10;

·               Журналы регистрации сопроводительных паспортов;

Документы, которые хранятся в течение пяти лет:

·               Акты по производственному экологическому контролю;

·               Документы о проверках(уведомления о проведении проверок, акты проверок, предписания в результате проверок);

·               Доклады о выполнении планов по природоохранной деятельности;

·               Полугодовые отчеты о сдаче вторичных материальных ресурсов;

·               Полугодовая статистическая отчетность о природоохранной деятельности;

·               Схемы водоснабжения и водоотведения;

·               Протоколы по определению дымности и содержанию угарного газа.

Также стоит отметить категорию документов, которые хранятся 3 года после налоговой проверки, при её отсутствии – 10 лет:

·               Приказы по административно-хозяйственным вопросам. Например, об утверждении инструкции по производственно-экологическому контролю;

·               Акты отбора проб и любые документы о проведении экспертиз и исследований, осуществлении контрольной деятельности;

·               Акты инвентаризации выбросов, проект нормативов допустимых выбросов.

·               Инструкции по обращению с отходами.

Вопросам необходимости передачи документооборота в архив организации посвящено глава 15 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4. Ей установлено, что дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению.

Поскольку нет документа устанавливающего порядок хранения непосредственно природоохранной документации, следует руководствоваться Законом №323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве Республики Беларусь» и  Перечнем типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным  постановлением министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 года №140.

Автор: Глеб Ерилин

Источник: ИП Ерилин